Büroreinigung: das Leistungsverzeichnis richtig erstellen
Reinigungsverträge scheitern selten am Preis und fast immer an unklaren Erwartungen. Ein gutes Leistungsverzeichnis beantwortet vorher, was sonst nachher zu Diskussionen führt.
Wozu ein Leistungsverzeichnis dient
Das Leistungsverzeichnis, oft LV abgekürzt, ist der Anhang zum Reinigungsvertrag. Es beschreibt, welche Fläche mit welchem Verfahren in welchem Intervall gereinigt wird. Es dient drei Zwecken: es macht Offerten vergleichbar, es ist die Grundlage für die Qualitätskontrolle, und es verhindert, dass jede Erwartung neu ausgehandelt wird.
Ohne LV vergleichen Sie Preise für unterschiedliche Leistungen. Der Anbieter, der die Küchengeräte monatlich innen reinigt, wirkt teurer als jener, der es gar nicht tut, obwohl er die bessere Offerte macht.
Der Aufbau in sechs Teilen
- 1Objektbeschrieb: Adresse, Nutzung, Anzahl Arbeitsplätze, Öffnungszeiten, Zutrittsregelung.
- 2Raumbuch: jeder Raum mit Nummer, Bezeichnung, Fläche in Quadratmetern und Bodenbelag.
- 3Leistungsmatrix: Tätigkeiten in Zeilen, Intervalle in Spalten, ein Kreuz pro Kombination.
- 4Sonderleistungen: Grundreinigung, Fenster, Storen, Teppichreinigung, mit Häufigkeit und Preis.
- 5Rahmenbedingungen: Zeitfenster, Material, Verbrauchsmaterial, Entsorgung, Schlüssel, Alarm.
- 6Qualitätssicherung: Kontrollrhythmus, Rapportform, Reklamationsweg, Reaktionszeit.
Die Leistungsmatrix ist das Herzstück
Ordnen Sie Tätigkeiten, nicht Räume. «Büro reinigen» ist keine Tätigkeit. «Freie Schreibtischflächen feucht abwischen» ist eine. Für jede Tätigkeit legen Sie ein Intervall fest: täglich, dreimal wöchentlich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich.
| Tätigkeit | Übliches Intervall |
|---|---|
| Abfallbehälter leeren, Sack wechseln | täglich |
| Sanitär komplett inklusive Entkalkung | täglich |
| Hartböden feucht reinigen | täglich bis wöchentlich |
| Teppich saugen, Laufzonen | täglich bis wöchentlich |
| Freie Schreibtischflächen | wöchentlich |
| Glastüren und Griffbereiche | täglich bis wöchentlich |
| Teeküche, Flächen und Spüle | täglich |
| Kühlschrank innen | monatlich |
| Staub auf Ablagen über Kopfhöhe | monatlich |
| Radiatoren, Sockelleisten, Türen | quartalsweise |
| Fenster innen und aussen | zwei- bis viermal jährlich |
| Grundreinigung Hartböden | jährlich |
Richtwerte für die Kalkulation
Damit Sie eine Offerte plausibilisieren können, hier die Leistungskennzahlen, mit denen die Branche rechnet. Sie geben an, wie viele Quadratmeter eine Person pro Stunde schafft.
- Büro, normal möbliert, Unterhaltsreinigung: 250 bis 350 m² pro Stunde
- Grossraumbüro mit wenig Mobiliar: 350 bis 450 m² pro Stunde
- Sitzungszimmer und Empfang: 150 bis 250 m² pro Stunde
- Sanitärbereich: 40 bis 80 m² pro Stunde, das ist der teuerste Bereich
- Treppenhaus und Korridore: 300 bis 500 m² pro Stunde
- Lager und Halle, maschinell: 800 bis 1500 m² pro Stunde
Hinweis: Multiplizieren Sie die Fläche geteilt durch die Kennzahl mit dem Stundenansatz und der Anzahl Einsätze pro Monat. Weicht eine Offerte um mehr als zwanzig Prozent ab, fragen Sie nach dem Grund.
Punkte, die fast immer vergessen gehen
- Verbrauchsmaterial: wer liefert Seife, Papier und Abfallsäcke, wer lagert sie, wie wird verrechnet
- Zutritt ausserhalb der Bürozeiten, Alarmcode, Schlüsselhaftung und wer bei einem Fehlalarm zahlt
- Sperrzonen wie Serverraum, Archiv oder Labor, mit eigener Regelung
- Umgang mit Papier auf Schreibtischen, üblich ist: nicht anfassen, nur um Gegenstände herum reinigen
- Abfalltrennung nach Ihrem System, PET, Papier, Karton, Alu, Kehricht
- Sonderaufträge: Stundenansatz und Ankündigungsfrist
- Preisanpassung: an welchen Index gekoppelt, mit welcher Frist
- Ferien und Feiertage: welche Einsätze entfallen und ob sie nachgeholt werden
Qualität messen statt hoffen
Vereinbaren Sie eine monatliche Stichprobe nach einer Checkliste mit fünf bis zehn Positionen und einer einfachen Bewertung. Wichtig ist nicht die Methode, sondern dass es überhaupt eine gibt und dass beide Seiten dasselbe Formular verwenden. Ein kurzer Rapport per E-Mail an eine benannte Person auf Ihrer Seite genügt.
Legen Sie zusätzlich einen Reklamationsweg fest: eine Adresse, eine Reaktionszeit und die Regel, dass eine berechtigte Reklamation innert vierundzwanzig Stunden behoben wird. Damit erübrigen sich die meisten Grundsatzdiskussionen.
Die Ausschreibung in fünf Schritten
- 1Raumbuch erstellen, mit Quadratmetern und Belägen. Ohne diese Zahlen ist jede Offerte geraten.
- 2Leistungsmatrix ausfüllen, im Zweifel eher grosszügig, Streichen ist später einfacher als Nachverhandeln.
- 3Drei bis vier Anbieter einladen und zur Begehung bitten, alle am gleichen Tag.
- 4Offerten auf Basis derselben Matrix vergleichen, nicht auf Basis des Monatspreises allein.
- 5Referenzen bei zwei bestehenden Kunden einholen und nach der Fluktuation im Reinigungsteam fragen.
Zwei Warnzeichen
Erstens ein Preis, der deutlich unter der Kalkulation liegt. Er wird über weniger Zeit vor Ort eingelöst, und das merken Sie nach drei Monaten. Zweitens der Einsatz von Subunternehmen. Sie verlieren damit die Kontrolle darüber, wer nachts Zutritt zu Ihren Räumen hat, und im Streitfall auch die Ansprechperson.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ein Büro gereinigt werden?
Was kostet Büroreinigung pro Quadratmeter?
Sollen wir das Verbrauchsmaterial selber kaufen?
Wie lange dauert ein Anbieterwechsel?
Umzugsreinigung mit Abnahmegarantie ab CHF 590, Unterhalts-, Fenster- und Büroreinigung im Aargau und in Zürich. Der Rechner nutzt dieselben Tarife wie unsere Offerten.
