Datenschutzerklärung

Hier lesen Sie, welche Personendaten bei uns anfallen, wozu wir sie brauchen, wer sie sonst noch sieht, wie lange wir sie behalten und welche Rechte Sie haben. Massgebend ist das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Soweit im Einzelfall die Datenschutz-Grundverordnung der EU anwendbar ist, gelten deren Rechte zusätzlich.

1. Verantwortliche Stelle

ASM Facility GmbH
Mardeläckerstrasse 1a
5417 Untersiggenthal, Schweiz
Telefon: +41 79 135 90 90
E-Mail: info@asmfacility.ch

Wir haben keine Datenschutzberaterin und keinen Datenschutzberater ernannt; das Gesetz verlangt das von uns nicht. Fragen, Auskunftsbegehren und Löschwünsche richten Sie an info@asmfacility.ch. Wir antworten spätestens innert 30 Tagen.

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für unsere Website, den Preisrechner, die Online-Offerte und für die Zusammenarbeit mit Kundinnen und Kunden. Unser Angebot richtet sich an Personen und Firmen in der Schweiz. Unsere Mitarbeitenden informieren wir separat und direkt über die Bearbeitung ihrer Daten.

3. Welche Daten wir bearbeiten und wozu

3.1 Kontaktformular und Preisrechner

Wir erfassen Name, Telefon und E-Mail, auf Wunsch Firma, Adresse des Objekts, gewünschte Leistung, Wunschtermin und Ihre Nachricht. Beim Preisrechner kommen Ihre Eingaben und das berechnete Ergebnis dazu. Zweck: Ihre Anfrage beantworten, eine Offerte erstellen, Termine vereinbaren.

Technisch läuft es so: Ihre Eingabe geht an unsere Schnittstelle bei Cloudflare, wird dort auf Spam geprüft und in unserer Datenbank bei Supabase gespeichert (Serverstandort Frankfurt am Main). Wir speichern dazu den Zeitpunkt, die aufgerufene Seite, den Browsertyp und eine mit einem geheimen Schlüssel gebildete Prüfsumme Ihrer IP-Adresse. Diese technischen Angaben dienen nur dazu, Missbrauch nachzuvollziehen, und werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Unser Team erhält eine Kopie der Anfrage per E-Mail, Sie erhalten eine Eingangsbestätigung. Eine einfache automatische Bewertung erkennt Werbemüll; sie entscheidet nur, ob unser Team sofort benachrichtigt wird und ob die Eingangsbestätigung verschickt wird. Am Ende schaut immer ein Mensch.

Wir melden uns danach telefonisch, per E-Mail oder, wenn Sie es wünschen, per WhatsApp, um Ihre Anfrage zu klären. Einen Newsletter gibt es nicht.

3.2 Offerte online ansehen und annehmen

Offerten stellen wir über einen persönlichen Link bereit. Wir halten fest, wann der Link zum ersten Mal geöffnet wurde. Nehmen Sie die Offerte online an, speichern wir Ihren Namen, das Bild Ihrer Unterschrift, die gewählten optionalen Positionen, die Bestätigung der AGB und den Zeitpunkt. Lehnen Sie ab, speichern wir die Ablehnung und, falls angegeben, den freiwilligen Grund. Zweck: Nachweis des Vertragsschlusses. Die Seite lädt die Offerte direkt aus unserer Datenbank bei Supabase; dabei sieht Supabase technisch bedingt Ihre IP-Adresse.

3.3 Kundenbeziehung, Auftrag und Rechnung

Für den Auftrag bearbeiten wir Kontakt- und Objektdaten (inklusive Zugangshinweise, die Sie uns geben), Termine, Einsatz- und Rapportdaten, Schlüsselquittungen, Abnahmeprotokolle sowie Rechnungs- und Zahlungsdaten. Rechnungen und Buchhaltung führen wir mit der Software der bexio AG, Rapperswil-Jona; Kundenstammdaten werden zwischen unserer Datenbank und bexio abgeglichen. Rechnungen und Dokumente senden wir per E-Mail als Link auf ein PDF (der Link ist höchstens 90 Tage gültig), auf Wunsch per Post. Wir wickeln keine Zahlungen ab: Sie begleichen die Rechnung selbst, etwa per Überweisung oder E-Banking; dabei erhalten wir nur die Angaben, die auf Ihrer Zahlung stehen.

3.4 Fotos und Protokolle vom Einsatz

Vor und nach der Reinigung fotografieren unsere Mitarbeitenden mit dem Mobiltelefon den Zustand der Räume und erstellen Einsatzberichte, Abnahmeprotokolle, Mängellisten und Schlüsselquittungen. Zweck: Nachweis der Leistung, Abnahmegarantie, Klärung von Beanstandungen. Wir fotografieren Räume und Oberflächen, nicht Personen. Die Bilder werden vor dem Hochladen verkleinert und von Metadaten wie Standort und Gerät befreit, liegen in unserem Dateispeicher bei Supabase, sind nur für unser Team sichtbar und werden nicht veröffentlicht. Möchten wir ein Bild für Website oder Werbung verwenden, fragen wir Sie vorher; Sie können jederzeit widerrufen.

3.5 E-Mail, Telefon und WhatsApp

Unsere E-Mail läuft über Google Workspace (Google Ireland Limited, Dublin). Schreiben Sie uns, bearbeiten wir Ihre Nachricht, um sie zu beantworten. Telefongespräche zeichnen wir nicht auf. Der WhatsApp-Knopf auf der Website ist ein einfacher Link: Erst wenn Sie ihn antippen, öffnet sich WhatsApp und Ihre Daten gehen an Meta Platforms Ireland Limited. Die Nutzung ist freiwillig; für vertrauliche Angaben empfehlen wir E-Mail oder Telefon.

3.6 Kundenstimmen

Die Bewertungen auf unserer Website holen wir einmal täglich über die Google-Places-Schnittstelle (Google LLC, USA) aus unserem öffentlichen Google-Unternehmensprofil und speichern Anzeigename, Text, Sterne und Datum bei uns. Beim Seitenaufbau wird nichts von Ihrem Gerät an Google gesendet. Möchten Sie Ihre Bewertung nicht auf unserer Website sehen, genügt eine Nachricht an uns.

3.7 Bewerbungen

Bewerbungen per E-Mail bearbeiten wir nur für das Auswahlverfahren und löschen sie spätestens sechs Monate nach dem Entscheid, sofern Sie einer längeren Aufbewahrung nicht zustimmen.

4. Beim Besuch der Website

• Keine Cookies, kein Werbe-Tracking: Wir setzen keine Cookies, kein Werbe-Tracking und keine Profilbildung ein. Darum gibt es kein Banner.
• Eigene Besucherstatistik (cookielos): Damit wir wissen, welche Seiten gelesen werden und ob die Website ihren Zweck erfüllt, zählen wir Besuche selbst, ohne Drittanbieter-Dienst. Beim Aufruf einer Seite gehen an unsere Schnittstelle bei Cloudflare: die aufgerufene Seite, die verweisende Seite, Bildschirmbreite, Browsersprache, Verweildauer, wie weit gescrollt wurde sowie Klicks auf Anruf-, WhatsApp-, E-Mail- und Anfrage-Knöpfe. Die Schnittstelle ergänzt Land, Region und Ort auf Stadtebene sowie Gerätetyp, Browser und Betriebssystem und speichert das in unserer Datenbank bei Supabase (Frankfurt am Main). Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert; sie wird nur zu einer Prüfsumme mit einem geheimen Schlüssel und dem aktuellen Datum verrechnet, die sich nicht zurückrechnen lässt und täglich wechselt. So können wir Besucher eines Tages unterscheiden, aber niemanden über Tage hinweg wiedererkennen. Eine zufällige Sitzungsnummer liegt nur im Sitzungsspeicher des offenen Browser-Tabs (kein Cookie) und ist mit dem Schliessen weg. Die Browser-Signale «Do Not Track» und «Global Privacy Control» respektieren wir: Ist eines gesetzt, zählen wir nicht. Die Rohdaten löschen wir nach 400 Tagen, zusammengefasste Zahlen bleiben.
• Chat-Assistentin «Lina» (KI): Unten rechts auf der Website können Sie Fragen an Lina stellen, eine KI-Assistentin. Ihre Eingaben werden an unsere Schnittstelle bei Cloudflare übermittelt und dort von einem Sprachmodell verarbeitet (Workers AI von Cloudflare, Inc., oder ein Modell von Anthropic, PBC, jeweils ohne Verwendung Ihrer Eingaben zum Training gemäss deren Vertragsbedingungen). Lina kennt ausschliesslich die öffentlichen Inhalte dieser Website und hat keinen Zugriff auf Kunden-, Auftrags- oder Finanzdaten. Der Gesprächsverlauf wird zusammen mit der aufgerufenen Seite, Gerätetyp und Browsersprache in unserer Datenbank bei Supabase (Frankfurt am Main) gespeichert, damit wir Anliegen nachvollziehen und die Antworten verbessern können; er ist für unser Team im internen System einsehbar. Ihre IP-Adresse wird nur als nicht rückrechenbare Prüfsumme zur Missbrauchsabwehr gespeichert und nach 30 Tagen gelöscht. Gespräche ohne Kontaktaufnahme löschen wir nach 90 Tagen. Geben Sie im Chat keine sensiblen Daten ein. Hinterlassen Sie Kontaktdaten, gelten dieselben Regeln wie für Anfragen über das Kontaktformular (oben). Die Sitzungskennung liegt nur im Sitzungsspeicher des Browser-Tabs (kein Cookie).
• Hosting und Schutz: Die Website wird über Cloudflare ausgeliefert. Cloudflare verarbeitet dabei technisch bedingt IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browserangaben zum Betrieb und zur Abwehr von Angriffen. Diese Protokolle werden kurzfristig aufbewahrt.
• Preisrechner und Offertseite: Diese Seiten laden Preise beziehungsweise Ihre Offerte direkt aus unserer Datenbank bei Supabase. Supabase sieht dabei Ihre IP-Adresse in seinen Zugriffsprotokollen.
• Schutz der Formulare: Ein unsichtbares Feld, das nur Maschinen ausfüllen, und eine Begrenzung der Sendungen pro Anschluss (dafür wird für rund eine Stunde eine mit einem geheimen Schlüssel gebildete Prüfsumme der IP-Adresse gespeichert). Zusätzlich kann Cloudflare Turnstile eine meist unsichtbare Prüfung durchführen; dabei gehen technische Angaben zu Browser und Verbindung an Cloudflare. Turnstile verfolgt Sie nicht über Websites hinweg.
• Adressvorschläge: Tippen Sie eine Adresse, fragt Ihr Browser den Suchdienst des Bundes ab (api3.geo.admin.ch, Bundesamt für Landestopografie swisstopo). Übermittelt werden nur die Eingabe in diesem Feld und technisch bedingt Ihre IP-Adresse, nie Name, Telefon oder E-Mail.
• Lokaler Speicher: Ihr Browser merkt sich für die Dauer der Sitzung, dass Sie den Preis bereits freigeschaltet haben. Das bleibt auf Ihrem Gerät.
• Schriften: Alle Schriften liegen auf unserem eigenen Server. Es werden keine Google Fonts geladen.
• Externe Links: WhatsApp und Google-Bewertungen sind einfache Links. Erst mit dem Klick verlassen Sie unsere Website.

5. Auftragsbearbeiter und Empfänger

Wir geben Personendaten nur weiter, soweit es für unsere Leistung nötig ist oder das Gesetz es verlangt. Wir verkaufen keine Daten. Unsere Dienstleister sind vertraglich zur Vertraulichkeit und zur Bearbeitung nach unseren Weisungen verpflichtet.

• Cloudflare, Inc., USA: Auslieferung der Website, Schnittstelle für die Formulare, Schutz vor Angriffen, Turnstile, Schnittstelle für die eigene Besucherstatistik. Zertifiziert nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
• Supabase, Inc., USA: Datenbank und Dateispeicher für Anfragen, Kunden, Offerten, Aufträge, Fotos und Dokumente. Unsere Instanz läuft in Frankfurt am Main; ein Zugriff aus den USA ist zu Wartungszwecken möglich. Grundlage: Standardvertragsklauseln.
• Google Ireland Limited und Google LLC, USA: Google Workspace für E-Mail und den Versand unserer Systemmails, Google Places für die Kundenstimmen. Google LLC ist nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.
• bexio AG, Rapperswil-Jona: Buchhaltung, Rechnungen, Kundenstammdaten.
• Bundesamt für Landestopografie swisstopo, Wabern: Adressvorschläge.
• Meta Platforms Ireland Limited: nur wenn Sie selbst den WhatsApp-Link benutzen.
• Entwicklung und Wartung: Für Entwicklung und Wartung setzen wir KI-gestützte Werkzeuge (Anthropic) ein, die zeitweise Zugriff auf unsere Systeme haben. Wir arbeiten daran, diesen Zugriff auf anonymisierte Daten zu beschränken.
• Behörden, Gerichte, Treuhand, Versicherung: soweit gesetzlich vorgeschrieben oder zur Wahrung unserer Rechte nötig.

6. Bekanntgabe ins Ausland

Ihre Daten liegen in der Schweiz und in Deutschland. Einzelne Anbieter haben ihren Sitz in den USA und können von dort auf Daten zugreifen. Für die USA stützen wir uns auf die Zertifizierung des Anbieters nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework (vom Bundesrat als angemessen anerkannt) oder auf die vom EDÖB anerkannten Standardvertragsklauseln, ergänzt durch Verschlüsselung. Auf Wunsch erklären wir Ihnen die Massnahmen im Einzelnen.

7. Wie lange wir Daten aufbewahren

Einige Fristen setzen unsere Systeme automatisch um, die übrigen halten wir durch regelmässige Durchsicht ein und bauen die automatischen Löschläufe schrittweise aus.

• Technische Angaben zu Web-Anfragen (Browsertyp, IP-Prüfsumme, Herkunftsparameter): 30 Tage, automatisch.
• Änderungsprotokoll unserer Systeme: 2 Jahre, automatisch.
• Anfragen ohne Auftrag: spätestens 12 Monate nach dem letzten Kontakt.
• Abgelehnte oder abgelaufene Offerten: spätestens 2 Jahre.
• Angenommene Offerten, Verträge, Rechnungen, Buchhaltungsbelege: 10 Jahre (Art. 958f OR).
• Einsatzfotos: spätestens 12 Monate nach der Abnahme, bei einer Beanstandung bis zu deren Erledigung.
• Rapporte und Protokolle: zusammen mit dem Auftragsdossier.
• Links auf PDFs in E-Mails: höchstens 90 Tage.
• Bewerbungsunterlagen: spätestens 6 Monate nach dem Entscheid.

Danach löschen oder anonymisieren wir die Daten, sofern keine gesetzliche Pflicht oder ein laufendes Verfahren entgegensteht.

8. Datensicherheit

Verschlüsselte Übertragung (TLS), verschlüsselte Speicherung bei unseren Anbietern, Zugriff nur für Mitarbeitende, die ihn für ihre Arbeit brauchen, abgestufte Rechte in der Datenbank, Zwei-Faktor-Anmeldung für die Geschäftsleitung, persönliche PIN und Geräteschutz für das Team, Schutz der Formulare vor Missbrauch, Protokollierung von Änderungen an wichtigen Daten. Absolute Sicherheit kann niemand garantieren; unverschlüsselte E-Mail ist kein sicherer Kanal für heikle Angaben.

9. Ihre Rechte

• Auskunft: Sie erfahren, ob und welche Daten wir über Sie bearbeiten (Art. 25 DSG).
• Berichtigung: Falsche Daten korrigieren wir.
• Löschung und Widerspruch: Sie können verlangen, dass wir Daten löschen oder eine Bearbeitung unterlassen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten.
• Herausgabe: Daten, die Sie uns gegeben haben, erhalten Sie in einem gängigen elektronischen Format (Art. 28 DSG).
• Widerruf: Eine Einwilligung, etwa für ein Bild, können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Eine Nachricht an info@asmfacility.ch genügt. Damit wir keine Daten an Unbefugte herausgeben, fragen wir bei Bedarf nach einem Merkmal, mit dem wir Sie zuordnen können. Die Auskunft ist in der Regel kostenlos. Sind Sie mit unserer Antwort nicht einverstanden, können Sie sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

10. Automatisierte Entscheidungen

Der Preisrechner liefert eine unverbindliche Schätzung, die Spam-Prüfung steuert nur die Benachrichtigung unseres Teams und die Eingangsbestätigung. Entscheidungen mit Wirkung für Sie treffen Menschen.

11. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Bearbeitung oder das Recht ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.

Stand: September 2026